Goedgekeurd door het Bestuur op 5 mei 2026

In werking vanaf 12 mei 2026

Het doel van dit reglement is ervoor te zorgen dat iedereen die betrokken is bij HC Olympia zich er goed voelt: leden, ouders, vrijwilligers, supporters en sympathisanten. Goede afspraken maken goede vrienden!

Iedereen is welkom bij HC Olympia, zowel beginnende hockeyers als meer ervaren spelers.

Het sociale karakter van onze sportvereniging staat centraal.

Samen maken we de club!

Artikel 1 – Algemene bepalingen

1. De sportvereniging genaamd HC Olympia is opgericht op 25.07.2017 en is gevestigd te Antwerpen, aan het Sportcentrum Wilrijkse Plein, Vogelzanglaan 6, 2020 Antwerpen.

Artikel 2 – Leden

De vereniging bestaat uit Olympiaantjes, jeugdspelers, senioren en trimmers.

1. Olympiaantjes zijn jongens en meisjes van 5 en 6 jaar oud.
2. De jeugdspelers van Hockeyclub Olympia zijn jongens en meisjes van 6 tot en met 18 jaar die in de volgende categorieën zijn ingedeeld: U7, U8, U9, U10, U11, U12, U14, U16 en U19, zoals vastgesteld door de Belgische Hockeybond.
3. Senioren zijn dames- en herenspelers vanaf 18 jaar.
4. Trimmers bestaan uit een recreatief gemengde dames- en herenploeg zonder competitieverplichtingen.

Artikel 3 – Ereleden

Een erelid of peter/meter van de club is een natuurlijk persoon die zich jegens de vereniging bijzonder verdienstelijk heeft gemaakt en op voordracht van de Raad van Bestuur de titel van erelid of peter/meter van de club verkregen heeft. Zij hebben geen verplichtingen meer jegens de vereniging, maar zij hebben echter wel alle rechten van de leden.

Artikel 4 – Vrijwilligers

De goede werking van onze club kan maar gegarandeerd worden als iedereen zijn steentje bijdraagt. Iedereen zet zich in voor de club; niet enkel leden, maar zeker ook hun ouders. Zij kunnen dit op verschillende manieren doen.

 

Van elk lid (of ouders van jeugdleden) wordt verwacht dat zij jaarlijks een bijdrage leveren aan de werking van de club via vrijwilligerswerk.

Artikel 5 – Het lidmaatschap

1. De aanmelding voor lidmaatschap gebeurt door het inschrijvingsformulier (online) in te vullen, met hierop de volgende gegevens: naam, voornaam, rijksregisternummer, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Voor jeugdleden dient het formulier ingevuld te worden door de wettelijke vertegenwoordiger.
2. Na inschrijving blijft een lid ingeschreven tot wederopzegging.
3. De ledenbijdrage wordt door het Bestuur vastgesteld. Leden ontvangen hiervan per mail een factuur. Gelieve u aan de betalingstermijn te houden! Wanneer er na 3 betalingsherinneringen nog niet betaald is, rekenen wij een extra kost aan van €50. Overigens bieden wij onze leden indien gewenst wel een betalingsregeling aan, gelieve hierover Ledenadministratie te contacteren.
4. Het Bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging worden toegelaten, worden aangemeld bij de sportfederatie waaronder de club ressorteert.

Artikel 6 – GDPR wetgeving

1. Per 25 mei 2018 is de GDPR wetgeving van start gegaan, dit houdt in dat persoonsgegevens op een juiste manier beheerd en beschermd dienen te worden. Hockeyclub Olympia voldoet aan de standaarden van de GDPR. Voor onze leden betekent dit:
2. De gegevens van onze leden (persoonsgegevens, rijksregisternummer en e-mailadres) worden opgevraagd bij aanmelding voor lidmaatschap bij Hockeyclub Olympia. Wanneer u lid wordt bij onze vereniging, worden deze data veilig opgeslagen en niet aan derden verstrekt.
3. Het e-mailadres en eventueel postadres van onze leden wordt enkel voor de eigen marketingdoeleinden van Hockeyclub Olympia gebruikt. Uw e-mailadres wordt toegevoegd aan onze mailinglijst. U heeft steeds het recht om zich uit te schrijven uit deze mailinglijst. Indien de vereniging deze gegevens aan derden zou willen overmaken voor marketing- of andere doeleinden zal daarvoor eerst een afzonderlijke toestemming gevraagd worden aan elk lid.
4. Zolang u lid blijft, blijven uw persoonsgegevens bij ons bekend en opgeslagen in een database. Deze data hebben wij nodig om naar u als lid te kunnen communiceren. Vanaf het moment dat u het lidmaatschap opzegt, zullen deze persoonsgegevens gewist worden uit onze database. Enkel uw e-mailadres zal in onze mailing list blijven, tenzij u zich uitschrijft uit onze nieuwsbrief.
5. Elk lid stemt ermee in dat tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging foto’s en beeld opnames gemaakt worden waarop het lid afgebeeld wordt. Elk lid stemt er mee in dat deze foto’s en opnames door de vereniging gebruikt mogen worden voor weergave of publicatie op de website, folders, nieuwsbrief of sociale media van de sportvereniging, in welke vorm ook en al dan niet met vermelding van diens naam. Indien een lid dit niet wenst zal hij hiertoe uitdrukkelijk een verklaring afleggen tegenover het bestuur van de vereniging. Het gebruik van de afbeelding levert geen financiële vergoeding op voor het lid.

Artikel 7 – Het dagelijks bestuur

De voorzitter (of de covoorzitters), de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen van dagelijks bestuur conform het corporate governance charter dat door het Bestuur werd goedgekeurd. Het dagelijks bestuur staat in voor de operationele leiding van de club.

Het Bestuur fungeert als strategisch orgaan en bepaalt de langetermijnvisie en grote beleidslijnen.

De bevoegdheden en samenwerking tussen beide organen worden verder vastgelegd in het corporate governance charter.

1. Taken van de voorzitter (of covoorzitters):

geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven;

is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen.

2. Taken van de secretaris:
3. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren.
4. heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem vanuit de vereniging zijn toevertrouwd;
5. zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen;
6. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen.
7. Taken van de penningmeester:
8. beheert de gelden van de vereniging;
9. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het dagelijks bestuur, het bestuur en/of de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven;
10. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven;
11. voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken te bewaren;
12. brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij de balans en de staat van baten en lasten voor, met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar.

Artikel 8 – Bestuursverkiezing

1. Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden, ondertekend door tenminste twee leden van de algemene vergadering en dient vergezeld te gaan van een ondertekende bereidheidsverklaring van de desbetreffende kandidaat, eventueel onder vermelding van de functie die hij of zij in het bestuur ambieert.

Artikel 9 – Een veilige sportomgeving

Een veilige sportomgeving is essentieel om alle leden vrijuit en ongestoord te laten deelnemen aan de activiteiten. Onze sportvereniging engageert zich daarom om:

1. al haar leden, bestuurders en vrijwilligers maximaal te beschermen door het afsluiten van de nodige verzekeringen (Elk ongeval dient zo snel mogelijk gemeld te worden via de voorziene procedure, zodat een correcte afhandeling via de verzekering mogelijk is.)
2. te streven naar een vereniging zonder discriminatie, agressie, pesten en seksuele intimidatie,
3. sportief gedrag hoog in het vaandel te dragen en dit ook te verwachten van al haar leden,
4. te werken aan een fysiek veilige omgeving waarin elke lid zich veilig kan bewegen,
5. een open sfeer te creëren waarin naar iedereen geluisterd wordt,
6. op een gezonde en medisch verantwoorde manier te sporten.

Artikel 10 – Rechten en plichten van leden

Alle leden hebben de hierna vermelde rechten en plichten:

1. Bij toetreding als lid hebben zij het recht het huishoudelijk reglement te raadplegen (zoals gepubliceerd op de website).
2. Zij hebben het recht om deel te nemen aan trainingen en wedstrijden. Tijdens wedstrijden is het dragen van de officiële clubuitrusting verplicht, conform de richtlijnen van de club en federatie.
3. Zij hebben het recht om deel te nemen aan de ledenvergaderingen.
4. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
5. Bij klachten met betrekking tot seksuele intimidatie, ongewenste intimiteiten, discriminatie, agressie en geweld kun je je wenden tot de vertrouwenspersoon van de club, bij Hockeyclub Olympia is dit de API (vertrouwenspersoon@hcolympia.be). Deze klacht wordt in alle discretie behandeld.
6. Zij hebben de plicht ledenadministratie@hcolympia.be in kennis te stellen van de verandering van hun adres.
7. Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de contributie.
8. Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging en daarnaast ook van de richtlijnen opgesteld door de federatie.
9. Van leden wordt verwacht dat zij zich engageren voor trainingen en wedstrijden en tijdig verwittigen bij afwezigheid.

Artikel 10bis – Gedragscode

1. Iedereen is welkom in onze club en we zorgen er voor dat iedereen er zich thuis voelt.
2. Er wordt getraind en aan wedstrijden deelgenomen op een manier waarbij de gezondheid van de sporter en het correct ethisch handelen gewaarborgd worden.
3. De sporter wordt zo goed als mogelijk beschermd tegen de negatieve effecten die sport kan veroorzaken zoals stress, prestatiedruk, blessures, gezondheidsrisico’s, dopingmisbruik, intimidatie, pestgedrag, machtsmisbruik, agressie en geweld.
4. Er wordt respect getoond voor anderen, zowel clubleden, tegenstrevers, trainers, scheidsrechters als supporters, ongeacht hun geslacht, culturele achtergrond, geaardheid, herkomst, sociale status of handicap.
5. Sportiviteit, respect en fairplay worden hoog in het vaandel gedragen. HC Olympia staat voor sportiviteit, respect, teamspirit en inclusiviteit. Elk lid draagt deze waarden actief uit, zowel op als naast het veld.
6. Regels en reglementen zijn gekend en worden gerespecteerd.
7. Er wordt zorg gedragen voor het eigen materiaal, het materiaal van de club en de sportaccommodatie.
8. Er wordt specifieke begeleiding en aandacht besteed aan kinderen door rekening te houden met hun ontwikkelingsniveau en eigenheid, zowel fysiek als mentaal.
9. De positieve waarden in de jeugdsport worden nagestreefd zoals de Hockey Vlaanderen deze nastreeft.
10. Gebruik nooit fysiek, mentaal, of verbaal geweld. Gebruik geen onbehoorlijke taal of agressieve gebaren. De club stimuleert dialoog en bemiddeling bij conflicten, met als doel escalatie te vermijden en oplossingen te vinden in het belang van alle betrokkenen.
11. Maak van de sport een plaats waar iedereen welkom is en zich thuis voelt. Apprecieer de inzet van alle vrijwilligers en geef ze een schouderklopje. Respecteer de natuur, de wegen en de terreinen die je gebruikt.
12. Ruim het sportterrein op en hou de sporthal, het clubhuis en kleedkamers netjes. Respecteer de regels van je sport en de beslissingen van de scheidsrechter(s).
13. Groet je tegenstander voor en na de match.
14. Probeer te winnen met respect voor je teamgenoten en je tegenstanders.
15. Laat je niet ontmoedigen door een nederlaag.
16. Moedig sportief of plezierig gedrag aan bij je medespelers.
17. Wees op tijd voor de trainingen en matchen.
18. De club en/of trainers beslissen over het al dan niet doorgaan van trainingen bij slechte weersomstandigheden.

 

Artikel 11 – Straffen (Tuchtprocedure)

1. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad.
2. Het Bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van tegenspraak, een straf vanuit de vereniging op te leggen, met inbegrip van uitsluiting.
3. Het Bestuur is eveneens bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van tegenspraak, naast een straf welke aan een speler of ander lid wordt gegeven door de tuchtcommissie van de federatie, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen (met inbegrip van uitsluiting).
4. Bij een beslissing als bedoeld in lid 2 en lid 3 van dit artikel heeft het desbetreffende lid een beroepsmogelijkheid bij de Algemene Vergadering van de vereniging. Dit beroep dient binnen de 2 maanden na het opleggen van de straf door het Bestuur aanhangig te worden gemaakt bij de Algemene Vergadering middels aangetekend schrijven te richten aan de secretaris van de vereniging.

Artikel 12 – Uitsluiting

Mogelijke sancties omvatten onder meer waarschuwingen, tijdelijke schorsingen en uitsluiting, afhankelijk van de ernst van de feiten.

Volgende inbreuken kunnen met uitsluiting worden bestraft:

1. Opzettelijk kwetsen (opzettelijke slagen en verwondingen) van een teamgenoot, tegenstander of andere persoon op of naast het veld.
2. Opzettelijk beschadigen of vernielen van materiaal of eigendom van derden.
3. Ontvreemding (diefstal) van materiaal of eigendom van de vereniging of van derden.
4.  
5.  
6. Onder invloed en/of bezit zijn van drugs en/of andere verdovende middelen. Dit reglement is eveneens van toepassing op ouders, supporters en begeleiders. Onsportief gedrag langs het veld (agressie, coaching vanaf de zijlijn, respectloos gedrag tegenover officials) wordt niet getolereerd en kan aanleiding geven tot sancties.
7. Weigeren te betalen van lidgelden of andere verschuldigde bedragen.

Artikel 13 – Aansprakelijkheid van de leden

1. De vereniging kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor schade toegebracht door de leden aan derden (inbegrepen de door de vereniging gebruikte eigendommen van de stad Antwerpen en anderen).
2. Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging en/of derden aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.

Artikel 14 – Gebouwen van de vereniging

1. De vereniging draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de gebouwen aanwezig.
2. Het clubhuis is gedurende door het bestuur aan te wijzen uren voor de leden toegankelijk. Van deze regeling wordt aan de leden mededeling gedaan.

Artikel 15 – Aanspraken op het maatschappelijk bezit

1. Een lid, ontslagnemend, uitgesloten of overleden en de rechthebbenden kunnen nooit de teruggave van de reeds betaalde bijdragen, aanbrengsten of andere prestaties vorderen.
2. In geen geval kan een ontslagnemend of uitgesloten lid, financiële mededelingen of afschriften van de vereniging of het opmaken van een inventaris eisen.

Artikel 16 – Communicatie

1. Als lid van HC Olympia wordt uw e-mailadres opgenomen in onze database. U ontvangt hierdoor op regelmatige tijdstippen onze nieuwsbrief, om u op de hoogte te brengen van al wat er gebeurt binnen onze club en voor marketingdoeleinden van onze club.
2. De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het belang van de vereniging in het algemeen niet schaden. De Cel Communicatie & Marketing is verantwoordelijk voor het samenstellen, aanpassen, verschijnen en verspreiden van de nieuwsbrief en de website.
3. De vereniging publiceert geregeld foto’s en/of video-opnames van leden op de website (nieuwsbrief, flyers en dergelijke). Er wordt van uit gegaan dat er geen bezwaar is op het publiceren van foto’s (sfeerbeelden) en/of video-opnames die betrekking hebben op de activiteiten van de vereniging. Mocht er toch bezwaar zijn en/of een verzoek om bepaalde beelden te verwijderen, dan kan dat op elk moment schriftelijk of per e-mail worden gemeld aan de Cel Communicatie via communicatie@hcOlympia.be en ledenadministratie@hcolympia.be.
4. Digitale communicatie (WhatsApp, sociale media, e-mail) dient steeds respectvol te verlopen. Het verspreiden van ongepaste, beledigende of clubschadende inhoud kan aanleiding geven tot disciplinaire maatregelen.

 

Artikel 17 – Wijziging van het huishoudelijk reglement

1. Het huishoudelijk reglement kan ten allen tijden gewijzigd worden door een besluit van het Bestuur
2. Wijzigingen aan het huishoudelijk reglement worden binnen een termijn van veertien (14) dagen na beslissing door het Bestuur ter kennis gebracht van de leden via de gebruikelijke communicatiekanalen van de vereniging (waaronder e-mail, nieuwsbrief en/of publicatie op de website).
3. De Algemene Vergadering behoudt het recht om het Bestuur te verzoeken bepaalde bepalingen van het huishoudelijk reglement te herzien of toe te lichten.

Artikel 18 – Slotbepalingen

1. Ieder lid en verenigingsorgaan dient zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.
2. Bij het betalen van de lidgelden verklaart het lid zich akkoord met de bepalingen van dit reglement

 

 

Dit document vervangt alle voorgaande versies.

De meest recente en geldende versie is steeds deze die gepubliceerd is

op de officiële website van HC Olympia: www.hcolympia.be.